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Instandhaltungskosten



1. Begriff
Kosten zur Erhaltung der Betriebsanlage in einsatzfähigem Zustand. Entsprechend dem Instandhaltungsbegriff nach DIN-Norm 31051 Kosten für Wartungs- (Wartungskosten), Inspektions-(Inspektionskosten) und Instandsetzungsmaßnahmen (Instandsetzungskosten) bzw. nach dem Ziel der einzelnen Maßnahmenarten differenziert Kosten für anlagenbezogene VerschIeißbeobachtung, Verschleißhemmung und Verschleißbeseitigung.
2. Arten
a) Fremd-Instandhaltungskosten: Für von Unternehmensexternen erbrachte Instandhaltungsmaßnahmen.
b) Eigen-Instandhaltungskosten: In Instandhaltungskostenstellen anfallende Kosten.
3. Kostenrechnerische Erfassung und Verrechnung
Fremd-Instandhaltungskosten werden als primäre Kostenart in der Kostenartenrechnung erfasst und zumeist den die Leistungen nachfragenden Kostenstellen direkt zugeordnet. Eigen-Instandhaltungskosten werden im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung Instandhaltungsauftragsweise oder per Umlagen weiterverrechnet. Kosten für werterhöhende Instandsetzungsmaßnahmen sind zu aktivieren und als Abschreibungen periodenweise weiterzuverrechnen.
4. Handelsrechtliche/steuerliche Behandlung/Bilanzierung
(Laufende) Instandhaltungskosten sind i.d.R. als Erhaltungsaufwand zu qualifizieren und damit als Aufwand bzw. Betriebsausgaben oder Werbungskosten absetzbar. Umfangreiche Instandsetzungskosten (Großreparaturen) sind dagegen i.d.R. als Herstellungsaufwand zu aktivieren. Handelsrechtlich besteht Pflicht zur Bildung einer Rückstellung für im Geschäftsjahr unterlassene Instandhaltungskosten, wenn sie innerhalb von drei Monaten nach dem Bilanzstichtag nachgeholt werden (ebenso steuerlich); bei Nachholung innerhalb von vier bis zwölf Monaten besteht ein Rückstellungswahlrecht (steuerlich: Passivierungsverbot), ebenso für vorhersehbare, aber erst später planmäßig durchzuführende, steuerlich als Erhaltungsaufwand zu behandelnde Großrepa- raturen (§ 249 I und II HGB).

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